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上海创业力传播中心会议管理制度
2014-03-25
上海创业力传播中心会议管理制度
(2014年3月24日)
设立会议制度,实行民主管理,是传播中心管理程序中的一个重要组成部分。将日常经营管理中所遇到的各类问题通过各层面会议形式,有效加以检查和指导,同时通过制度的确立,保证中心会议的有效性、连贯性和会议质量,达到会议预期目的特编制此管理制度。
1.会议类型
中心会议分为中心理事会会议、业务促进委员会会议、中心业务周例会、员工大会四类。
1.1中心理事会会议
1.1.1会议组织:由中心理事长召集和主持、中心理事参加,会后形成会议纪要及决议,并发给参会人员。
1.1.2会议时间:理事会每年召开两次,时间定在上半年和下半年各一次,如遇重大事件或亟待会议研究解决的事项和重大问题时,临时召集。
1.1.3会议内容:
⑴通过对阶段性目标及成果的总结和检验,验证经营目标及方向的正确性; ⑵研究调整经营战略,决策中心重大事件;
⑶决定中心管理人员任免;
⑷结合中心发展战略,研究审议组织机构的变动与调整;
⑸审议中心规章制度修订案;
⑹研究决策中心投资立项、撤项、调整与具体实施步骤和方案。
1.1.4 会议要求:
⑴参会人员必须提前作好会议准备,带着工作成果、制约经营发展的问题及解决方案参会;
⑵对于中心运营思路、规划以及内部管理有建设性意见或改进建议的,提前一周提交意见建议书,提请会议研究讨论。
1.2业务促进委员会会议
参照相关制度执行
1.3中心业务周例会
1.3.1会议组织:行政组织召集并主持,全体员工及管理人员参加,会后形成工作完成情况及计划,并以电子版形式发给参会人员。
1.3.2 会议时间:每周一10:30-11:30。
1.3.3会议内容
⑴传达中心负责人精神;
⑵通报阶段性经营成果;
⑶员工汇报总结上周工作进展及成果,通报一周工作安排;
⑷研究解决工作中存在和出现的问题,协调协作配合事项;
⑸重要或紧急工作以及专项工作布置;
⑹通报重大工作思路调整和重大人事变动或调整。
1.3.4 会议要求:
⑴工作总结与计划由各岗位人员向会议作详尽汇报,要求统一格式,汇报内容包括:
A、本岗位上周工作落实情况;
B、本岗位本周工作安排;
C、一周工作计划要明确责任人、执行人、时间节点、目标成果;
D、目前工作中遇到的问题和难点及初步做出的解决方案;
E、需要其他岗位配合解决或中心支持的事项;
⑵总结计划定于每周五下班前以电子版形式提交中心行政。
1.4员工大会
1.4.1会议组织:中心行政负责组织召集和主持,中心理事长作工作报告。
1.4.2会议时间:员工大会每年召开一次,时间一般定在每年12月。
1.4.3会议内容:
⑴通报中心全年运营状况;
⑵通报中心运营战略和目标调整及重大人事变动;
⑶其他需要在员工大会上通报讨论的内容。
2会务准备
2.1会务准备由中心行政负责,提前预定会议室,并通过OA通知参会人员,根据会议类型提前做好会议安排;
2.2除周例会外,其它会议提前3天通知到参会人员,并明确会议主题以便做好会前准备;
2.3根据不同会议类型,必要时提前做好会议布置、材料印发等工作。
3会议纪律
3.1为保证会议质量,倡导高效会议,参会人员必须在会前3分钟到达会场,无故缺席。
3.2 会议要求提交的材料,必须无条件、高质量按时提交。
3.3会议开始前须将手机调至静音状态,原则上不许接听,特殊情况必须接听时,可短信回复,会议结束后回拨。
3.3会议期间不得随意走动,非讨论时间请不要交头接耳,不得退席。
4 生效时间
本办法自上海创业力传播中心成立之日起生效。